Los programas con los que las empresas emiten facturas van a ser objeto de un control técnico más estricto. El Real Decreto 1007/2023 aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Su objetivo es evitar la manipulación de los registros y garantizar su trazabilidad.
Qué exige la norma
El reglamento impone que los sistemas informáticos garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. En la práctica, el programa no debe permitir modificar o borrar facturas sin dejar constancia, y debe generar un registro por cada factura emitida.
Quienes fabrican y comercializan software de facturación deben, además, certificar que su producto cumple esos requisitos mediante una declaración responsable.
Las fechas
La obligación de adaptar los sistemas se aplica con dos fechas, según el tipo de contribuyente. Antes del 1 de enero de 2027, deben adaptarse los obligados que sean contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Antes del 1 de julio de 2027 deben hacerlo los demás, entre ellos los autónomos que tributen por IRPF.
Estas fechas han sido objeto de aplazamientos, por lo que conviene confirmar siempre la versión vigente de la norma.
Qué debe hacer su empresa
El primer paso es identificar qué programa utiliza para facturar, y si el proveedor ha anunciado la adaptación. Después, conviene seguir un plan:
- Inventariar todos los sistemas con los que se emiten facturas, incluidos los de terminales y comercio electrónico.
- Preguntar al proveedor si cumple el reglamento y con qué calendario.
- Valorar el coste de la actualización o del cambio de herramienta.
- Formar a quienes facturan en los nuevos procedimientos.
- Revisar los contratos con el proveedor.
Riesgo sancionador
Utilizar un sistema que no cumpla los requisitos, o mantener programas que permitan alterar los registros, puede dar lugar a sanciones. El riesgo afecta tanto a quien fabrica el software como a quien lo utiliza, por lo que no basta con confiar en el proveedor.
Un cambio que conviene preparar
Las empresas que dejan este asunto para el último momento corren el riesgo de que su proveedor no llegue a tiempo o de tener que cambiar de sistema con prisa. Empiece ya a revisar su situación y deje constancia de las gestiones realizadas. Una adaptación ordenada reduce costes y evita problemas con la Administración. Pida también al proveedor un compromiso escrito sobre fechas y precio de la actualización, y verifique con su asesor si su caso está incluido en alguna excepción o aplazamiento específico.
Este asunto se incluye en el servicio de asesoría fiscal y tributaria.
Carlos Babot Horcajadas
Abogado colegiado en Málaga, nº 10.971. Socio de Babot Aranguren Abogados. Más sobre el autor.