Cada ejercicio social obliga a la sociedad a cumplir una secuencia de trámites con plazos cortos. El incumplimiento acarrea consecuencias que van desde el cierre del Registro hasta la responsabilidad de los administradores. Conviene tener el calendario previsto desde el primer día del ejercicio.
Formulación de cuentas
El artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital obliga a los administradores a formular las cuentas anuales, el informe de gestión cuando proceda y la propuesta de aplicación del resultado en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio. Para una sociedad cuyo ejercicio coincide con el año natural, el plazo termina el 31 de marzo.
Formular no es aprobar. La formulación es un acto del órgano de administración y deja las cuentas listas para su verificación, si la sociedad está obligada a auditarse, y para su sometimiento a los socios.
La junta general ordinaria
El artículo 164.1 establece que la junta ordinaria debe reunirse necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para censurar la gestión social, aprobar, en su caso, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. En el caso del año natural, el límite es el 30 de junio.
Una junta convocada fuera de plazo no es por ello nula, pero los administradores pueden afrontar reclamaciones de los socios que vean vulnerado su derecho a la información o a obtener el reparto.
El depósito de cuentas
El artículo 279 exige presentar las cuentas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Si la junta se celebra a finales de junio, el depósito debe hacerse en julio. La falta de depósito puede provocar el cierre de la hoja registral y sanciones.
Resumen para un ejercicio de año natural
- Antes del 31 de marzo: formular las cuentas.
- Antes del 30 de junio: celebrar la junta ordinaria y aprobar.
- Dentro del mes siguiente a la aprobación: depositar en el Registro.
Buenas prácticas
Convoque la junta con antelación suficiente, deje constancia de la aprobación en acta y verifique que quien presenta las cuentas dispone de certificación firmada. Si la sociedad forma parte de un grupo o está obligada a auditoría, adelante el calendario para no apurar los plazos.
Por último, guarde la certificación del acuerdo y el justificante de presentación. Son documentos que bancos, clientes y administraciones suelen pedir.
Este asunto se incluye en el servicio de derecho mercantil y societario.
Carlos Babot Horcajadas
Abogado colegiado en Málaga, nº 10.971. Socio de Babot Aranguren Abogados. Más sobre el autor.