Una empresa de Benalmádena recibe un correo de un antiguo cliente que pide el acceso a sus datos o su supresión. Muchas pequeñas empresas no saben qué hacer y dejan pasar el tiempo. El Reglamento general de protección de datos fija un plazo claro y su incumplimiento puede acarrear sanciones.
La regla del artículo 12.3
El responsable del tratamiento debe facilitar al interesado información sobre las actuaciones derivadas de su solicitud en el plazo de un mes desde la recepción. Ese plazo puede prorrogarse otros dos meses cuando sea necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. La prórroga debe notificarse al interesado dentro del primer mes, indicando los motivos.
Qué derechos pueden ejercerse
Entre los derechos de los artículos 12 a 22 figuran el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación, la portabilidad y la oposición. Cada uno tiene sus condiciones, y no todo se concede automáticamente. Por ejemplo, la supresión puede chocar con obligaciones legales de conservación de facturas.
Un protocolo interno
- Designe a una persona responsable de recibir solicitudes.
- Registre la fecha exacta de recepción.
- Verifique la identidad del solicitante.
- Localice los datos en todos los sistemas, incluidos correo y copias.
- Responda por escrito, y conserve la respuesta.
Cuando se debe denegar
Si la solicitud carece de fundamento o es excesiva, el responsable debe explicar los motivos y la posibilidad de reclamar ante la autoridad de control. Silenciar la petición es la peor opción.
El riesgo sancionador
El artículo 83.5 del Reglamento prevé multas administrativas de hasta veinte millones de euros o el cuatro por ciento del volumen de negocio anual global, la cuantía mayor, para las infracciones de los derechos de los interesados. La sanción real depende de las circunstancias, pero el marco justifica tomar el tema en serio.
Con los empleados también
Los derechos se aplican a trabajadores, candidatos y proveedores personas físicas. Un exempleado puede pedir acceso a su expediente, y conviene saber qué se le contestará.
Preparar el procedimiento
Tener un modelo de respuesta, un calendario y una persona de contacto reduce el riesgo. Si su empresa de Benalmádena no dispone de este protocolo, puede prepararse en pocas horas.
Un registro sencillo de solicitudes, con fecha de recepción, tipo de derecho, decisión adoptada y fecha de respuesta, permite acreditar ante la autoridad de control que se atendió la petición con diligencia y dentro de plazo. Es una hoja de cálculo, no un sistema complejo.
Si su empresa o actividad está en Benalmádena, puede consultar el asesoramiento jurídico en Benalmádena. Este asunto se incluye en el servicio de protección de datos y compliance.
Carlos Babot Horcajadas
Abogado colegiado en Málaga, nº 10.971. Socio de Babot Aranguren Abogados. Más sobre el autor.