Es frecuente que el administrador de una sociedad cobre una nómina o unos honorarios sin que los estatutos lo prevean. Es también una fuente habitual de problemas con Hacienda y con los socios minoritarios. El punto de partida está en el artículo 217 de la Ley de Sociedades de Capital.
La regla por defecto
El artículo 217.1 dispone que el cargo de administrador es gratuito, salvo que los estatutos sociales establezcan lo contrario y determinen el sistema de retribución. Esto significa que no basta un acuerdo de la junta ni una práctica constante. Si los estatutos no recogen la retribución, el cargo se presume gratuito.
La consecuencia no es solo societaria. Una retribución sin cobertura estatutaria puede ser discutida por los socios y, en el plano fiscal, la Administración puede cuestionar su deducibilidad como gasto.
Qué deben decir los estatutos
La previsión estatutaria debe identificar el sistema de retribución, esto es, el concepto o conceptos retributivos. Entre los sistemas más habituales figuran una asignación fija, dietas por asistencia, una participación en beneficios u otras fórmulas permitidas. Conviene que la cláusula sea clara, porque una redacción ambigua se interpreta de forma restrictiva.
Cuando la sociedad tiene más de un administrador con funciones distintas, hay que cuidar la coherencia entre el cargo y el contrato que regule las funciones ejecutivas, si existe.
Pasos para regularizar
Si su sociedad paga al administrador sin respaldo estatutario, conviene actuar así:
- Revisar los estatutos y el contrato vigente, si lo hay.
- Valorar la modificación estatutaria para incluir el sistema retributivo.
- Documentar el acuerdo de la junta y su inscripción cuando proceda.
- Analizar con el asesor fiscal el tratamiento de los importes ya abonados.
Por qué importa en las sociedades pequeñas
En una sociedad con dos o tres socios que se llevan bien, estas cuestiones parecen formalidades. Cambian de golpe cuando surge un conflicto, una venta o una inspección. Una retribución bien amparada protege al administrador y a la sociedad, y evita que un socio descontento utilice la irregularidad como arma en una disputa mayor.
La recomendación es sencilla: revisar los estatutos una vez al año, junto con el cierre de cuentas, y corregir antes de que alguien lo pida.
Si hay dudas sobre ejercicios pasados, no conviene improvisar una regularización retroactiva. Lo prudente es analizar primero qué se ha pagado, a quién y con qué documentación, y decidir después con el asesor fiscal y societario cuál es la vía menos arriesgada.
Este asunto se incluye en el servicio de derecho mercantil y societario.
Carlos Babot Horcajadas
Abogado colegiado en Málaga, nº 10.971. Socio de Babot Aranguren Abogados. Más sobre el autor.