Las empresas de servicios, turismo, tecnología e inmobiliarias de Málaga gestionan datos de clientes, huéspedes, trabajadores y proveedores. Esa actividad cotidiana tiene una carga documental que muchas pymes ignoran, entre ellas el registro de actividades de tratamiento previsto en el artículo 30 del Reglamento General de Protección de Datos.
Qué exige el artículo 30
El Reglamento obliga a los responsables del tratamiento a llevar un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. Los encargados deben llevar también un registro de las actividades que realicen por cuenta de un responsable. El registro debe constar por escrito, incluido el formato electrónico, y estar a disposición de la autoridad de control cuando lo solicite.
El reglamento prevé una excepción para organizaciones de menos de 250 empleados, pero la excepción no opera si el tratamiento puede entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, no es ocasional o incluye categorías especiales de datos. Como casi todas las empresas tratan datos de forma habitual, en la práctica la excepción rara vez ampara a una pyme.
Contenido recomendable
- Identidad y datos de contacto del responsable.
- Finalidades de cada tratamiento.
- Categorías de interesados y de datos.
- Destinatarios, incluidos proveedores y encargados.
- Transferencias a terceros países, si existen.
- Plazos previstos de conservación.
- Descripción de las medidas de seguridad.
Ejemplos frecuentes en Málaga
Un alojamiento turístico trata datos de huéspedes y los comunica a las autoridades en los casos previstos. Una inmobiliaria trata datos de compradores y arrendatarios. Una empresa tecnológica gestiona datos de usuarios de sus plataformas. Cada actividad debe aparecer en el registro con su finalidad y su base jurídica.
Por qué importa
El registro no es una formalidad vacía. Obliga a la empresa a conocer qué datos trata y con qué base, lo que facilita responder a derechos de los interesados y a una eventual inspección. Su ausencia agrava la valoración de un incumplimiento.
El artículo 83.5 del Reglamento permite sancionar con multas de hasta veinte millones de euros o el cuatro por ciento del volumen de negocio global las infracciones de principios y derechos, lo que da la medida del riesgo que conviene prevenir.
Una revisión inicial con ayuda jurídica suele bastar para dejar el registro operativo.
Mantener el registro actualizado exige revisarlo cuando se incorpora un nuevo proveedor, una herramienta o una finalidad distinta. Una hoja de cálculo bien cuidada es suficiente si recoge todos los extremos.
Si su empresa o actividad está en Málaga, puede consultar el asesoramiento jurídico en Málaga. Este asunto se incluye en el servicio de protección de datos y compliance.
Carlos Babot Horcajadas
Abogado colegiado en Málaga, nº 10.971. Socio de Babot Aranguren Abogados. Más sobre el autor.